Akta i druki różnią się między sobą stopniem tajności, dlatego też opracowano różne klasy utylizacji dokumentów. Poznaj popularne i skuteczne sposoby na pozbycie się przedawnionej części archiwum oraz sprawdź, jakie standardy niszczenia dotyczą Twojej dokumentacji.
Metody niszczenia nieaktualnych druków
Przedawnione dokumenty muszą zostać usunięte sposób, który uniemożliwi odczytanie z nich poufnych danych. Ten cel można osiągnąć na kilka sposobów.
Palenie dokumentacji
Nie ulega wątpliwości, że ze zwęglonych kartek nic nie da się przeczytać. Dlatego palenie druków to jedna z najskuteczniejszych metod utylizacji, umożliwiająca w dodatku szybkie zniszczenie dużej ilości dokumentów. Jednak rozpalenie ognia na terenie firmy może okazać się uciążliwe, a w niektórych przypadkach nawet niebezpieczne, dlatego to rozwiązanie jest wybierane stosunkowo rzadko.
Moczenie papierów w wodzie
Utylizacja dokumentów za pomocą tej metody jest dość czasochłonna i wymaga użycia dużego zbiornika. Niekiedy dla przyspieszenia procesu używa się specjalnych środków chemicznych, które sprawiają, że papier rozpuszcza się szybciej.
Utylizacja dokumentów przy użyciu niszczarki
Najwygodniejszym, a zarazem najbardziej popularnym sposobem pozbywania się zbędnych papierów jest zastosowanie niszczarki biurowej. Wystarczy umieścić plik w podajniku i nacisnąć przycisk, aby urządzenie w kilka chwil rozdrobniło kartki na wąskie ścinki. Należy jednak mieć na uwadze, że niszczarka niszczarce nierówna. Do usuwania poufnych materiałów należy użyć sprzętu o odpowiedniej klasie niszczenia.
Standardy utylizacji dokumentów – normy i klasy niszczenia
Niszczenie materiałów zawierających wrażliwe informacje musi odbywać się według ustalonych standardów. Dzięki temu możliwe jest mierzenie efektywności procesu.
Klasy niszczenia dokumentów od P-1 do P-7
Na podstawie niemieckiego standardu DIN 66399 wyróżniamy siedem poziomów w klasyfikacji usuwania druków, oznaczonych jako litera P i cyfra od 1 do 7. Poziom P-1 oznacza najniższą klasę używaną do usuwania ogólnodostępnych plików, zaś P-7 najwyższą, stosowaną do niszczenia dokumentów zawierających ściśle tajne informacje.
Podczas usuwania akt firmowych zawierających dane osobowe należy zastosować urządzenie o klasie niszczenia co najmniej P-3.
Utylizacja dokumentów zgodnie z normą ISO/IEC 21964
Międzynarodowa norma ISO/IEC 21964 wywodząca się ze wspomnianego wcześniej standardu DIN 66399 określa, jak niszczyć dokumenty i nośniki danych, aby chronić poufne informacje. Wyznacza różne poziomy bezpieczeństwa i wskazuje, jak prawidłowo pozbywać się zarówno papierowych dokumentów, jak i plików elektronicznych czy innych nośników. Dzięki niej firmy i instytucje na całym świecie mogą stosować jednolite, skuteczne metody ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem.
Mamy nadzieję, że nasz mały przegląd metod i standardów utylizacji dokumentów pomógł Ci zrozumieć, w jaki sposób efektywnie i bezpiecznie pozbywać się nieaktualnych akt.