Dokumenty kadrowe to jedne z tych, które archiwizujemy najdłużej. Choć ustawodawca umożliwił skrócenie okresu przechowywania z 50 do 10 lat, to jednak wciąż jest to dwa razy tyle, co w przypadku na przykład dokumentów księgowych. Jak bezpiecznie archiwizować akta osobowe i dokumenty związane ze stosunkiem pracy?
Akta kadrowe – jakie dokumenty obejmują?
Akta kadrowe to określenie, które łączy w sobie dwa rodzaje dokumentów:
- akta osobowe pracowników – składają się z 5 części,
- dokumenty związane ze stosunkiem pracy – dotyczą na przykład urlopu wypoczynkowego, wypłaconych wynagrodzeń czy wniosków pracownika.
Powyższy podział jest istotny z punktu widzenia kadrowych, natomiast nie ma zastosowania w zakresie okresu przechowywania. Zarówno akta osobowe, jak i dokumenty związane ze stosunkiem pracy archiwizujemy przez 50 lub 10 lat, w zależności od daty zawarcia stosunku pracy czy innych spełnienia dodatkowych warunków.
Jak przechowywać akta pracowników?
Archiwizacja akt rozpoczyna się od ich segregowania. Dokumenty muszą zostać prawidłowo opisane i przyporządkowane, tak aby w razie potrzeby można je było bez problemu odnaleźć. Kolejnym krokiem jest umieszczenie ich w miejscu, do którego nie będą miały dostępu osoby trzecie. Warto zaopatrzyć się w specjalne szafy, które posiadają zabezpieczenie przed wyłamaniem drzwi. Jeśli nie wiesz, jak powinna wyglądać archiwizacja akt pracowników, informacje możesz uzyskać na tej stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-kadrowe/. Pamiętaj, że jesteś odpowiedzialny za dane od momentu ich pozyskania aż do skutecznego usunięcia.
Jak archiwizować akta osobowe w formie cyfrowej?
Od 2019 roku firmy mogą przechowywać dokumenty pracownicze nie tylko w formie papierowej, ale też cyfrowej. W tym przypadku kluczem do efektywnej archiwizacji jest porządek w papierach, ale też stworzenie odpowiedniej sieci zabezpieczeń. Najczęściej przyjmują one postać haseł dostępu i im podobnych, dzięki czemu osoby niepowołane nie mogą odczytać danych. Częstą praktyką jest też nadawanie uprawnień, a coraz większą popularność zyskują zabezpieczenia wielopoziomowe. Jeśli interesuje Cię problematyka archiwizacji akt pracowniczych, odwiedź stronę https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/ i dowiedz się więcej. Z punktu widzenia pracodawcy wdrożenie zmian może być problematyczne, ale odpowiednie zabezpieczenia to nie możliwość, a obowiązek, jaki nakłada m.in. RODO.